Políticas de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE BAZAR AMERICANO S.A.S.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, entre otros, la empresa BAZAR AMERICANO S.A.S. informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento protección de datos personales.

 

I. Información básica de la empresa

NOMBRE DE LA EMPRESA: BAZAR AMERICANO S.A.S. (en adelante LA EMPRESA), persona jurídica de derecho privado registrada ante cámara de comercio de Medellín para Antioquia, cuyos objetivos se enfocan en las actividades de Compra y venta de mercancías o productos Nacionales o Extranjeros con prelación de las relacionadas con el ramo de la construcción.

NIT: 800.149.246 – 8

DIRECCION: Cl 50 56 B – 86 Medellín

CORREO ELECTRÓNICO: bazaram1@une.net.co

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 444 24 93

MATRICULA CAM CCIO: 21-163872-12

II. Objeto

Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de la Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales implementados por LA EMPRESA con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento del Marco Legal, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

III. Marco legal

Constitución Política en su artículo 15, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009  y  2952    de    2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, y demás normas legales y/o reglamentarias.

Artículo 15 de la Constitución Política

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

Artículo 20 de la Constitución Política.

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

IV. Campo de aplicación

Las presentes políticas aplicarán para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales de los clientes, accionistas, proveedores, contratistas, trabajadores y sus familiares, así como de las terceras personales naturales o jurídicas con quien tenga contacto.

Las políticas y procedimientos contenidos en este Documento, serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de LA EMPRESA.

Estas políticas son de carácter obligatorio para LA EMPRESA en calidad de responsable del Tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de LA EMPRESA.

Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento.

V. Definiciones

1. AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. DATO PERSONAL: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
4. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
6. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
9. DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.
10. DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
11. DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
12. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
13. DATOS INDISPENSABLES: Son aquellos datos personales de los titulares de la información, imprescindibles para llevar a cabo el objeto social que la empresa ejecuta. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
14. LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
15. HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
16. TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
17. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
18. REGISTRO DACTILAR: Consiste en tomar las impresiones dactilares de los dedos de las manos, para su posterior ingreso a los sistemas de información. Los cuales permiten archivar y recuperar los documentos de identificación, independientemente de los apellidos y nombres que pueda suministrar el registrado y su posterior vinculación a los sistemas biométricos, facilitando así identificar al titular para los fines que tiene destinado la empresa.
19. SISTEMA BIOMETRICO: Un sistema biométrico es un método automático de identificación y verificación de un individuo utilizando características físicas y de comportamiento precisas. Las características básicas que un sistema biométrico para identificación personal debe cumplir son: desempeño, aceptabilidad y fiabilidad. Las cuales apuntan a la obtención de un sistema biométrico con utilidad práctica. 

VI. Principios

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. 

VII. Derechos que le asisten al Titular de la Información

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Empresa en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
3. Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

VIII. Derechos de los Niños y Adolescentes

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

La Empresa velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

IX. Deberes de la empresa

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la Empresa, los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
15. La Empresa hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 

X. El Registro Nacional de Bases de Datos

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, la Empresa aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento.

XI. Autorizaciones y Consentimiento del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

XII. Medio y Manifestación para otorgar la Autorización del Titular

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

Los Responsables del Tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La Empresa en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través del correo electrónico fcarvajal@bazaramericano.com.co

XIII. Eventos en los cuáles no es necesaria la Autorización del Titular de los Datos Personales

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 

XIV. Legitimación del ejercicio del Derecho del Titular

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
2. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante Legal y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

XVI. Tratamiento al cuál serán sometidos los datos y finalidad del mismo

La finalidad de la captura y tenencia de datos personales que reposa en los servidores de LA EMPRESA, es poder contactar a los usuarios con el fin de proveerles la información que requieren sobre nuestros productos, servicios o sobre cualquier aspecto de nuestra Empresa que lo requiera, de carácter comercial, laboral o institucional.

La Empresa garantiza que la infraestructura para las bases de datos, tanto de hardware como de software usados, son los apropiados para almacenar y manejar de una forma segura y confiable la información de quienes le entregan sus datos personales. Los titulares de los datos pueden acceder a sus datos de la forma indicada en el capítulo de procedimientos para el ejercicio de los derechos.

El tratamiento para los datos personales indispensables de trabajadores, accionistas, proveedores, clientes y/o contratistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de Empresa, persona Jurídica, los cuales son necesarios para el cumplimiento del objeto social planteado.

La Información proporcionada por Los clientes, proveedores, trabajadores, contratistas y terceras personales naturales o jurídicas con quien tenga contacto, podrá ser usada por la Empresa, de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de:

• Que LA EMPRESA pueda dar cumplimiento a sus obligaciones, ejercer los derechos y desarrollar las actividades propias de su objeto social principal y conexo. Incluyendo actividades de mercadeo, promoción de sus productos, envió de información y clasificación del personal vinculado, las cuales pueden ser prestadas directamente o con el apoyo de terceros con quienes compartirá la información personal, tales como otras entidades con las que se encuentre realizando proceso de Vinculación laboral, con las entidades que se encuentre solicitando crédito o teniendo una relación comercial y con los operadores de información y/o empresas en las que LA EMPRESA haya celebrado alianzas comerciales o productos relacionados con el sistema comercial, financiero bursátil y asegurador, conforme al Decreto 2555 de 2010.
• Para obtener información comercial, crediticia, financiera y de servicios de la cual es titular, referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias (independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen), con el comportamiento e historial crediticio, incluida la información positiva y negativa de los hábitos de pago, y aquella que se refiera a la información personal necesaria para el estudio, análisis y eventual otorgamiento de un crédito o celebración de un contrato, sea en general administrada y en especial: capturada, tratada, procesada, operada, verificada, transmitida, transferida, usada, divulgada, reportada o puesta en circulación y consultada por terceras personas autorizadas expresamente por la ley vigente; y en general para aquellos archivos de información Pública y Privada, tal como el Registro Único de afiliado –RUAF, por lo que autoriza expresamente, para que tal información sea concernida y reportada en la Base de Datos como DATACREDITO, CIFIN, PROCEDITO u otras.
• Para que procese, opere y administre la información de la cual es titular (Personal, familiar y social); y para que la misma sea transferida y transmitida a Usuarios, lo mismo que a otros operadores nacionales o extranjeros que tengan la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene la mencionada Base de Datos.
• Para verificar los datos familiares, personales y la información indicada en la hoja de vida, con autoridades Nacionales y Extranjeras a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales como visita domiciliaria, entrevista, etc.
• Para entregar información personal a la entidad responsable de hacer inspección, vigilancia y control de las bases de datos o en caso de que autoridad competente o norma legal lo requiera.
• Para el tratamiento de datos sensibles del cual es titular, de acuerdo a todo lo contenido en el artículo 5 y el literal a) del artículo 6 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Pago de aportes a Seguridad Social, Contratación – Hojas De Vida, Generar afiliación del trabajador y sus beneficiarios, Pago Prestaciones Sociales, Pago De Nomina, Capacitaciones, Etc.
• Obtener datos para facturación y generar cobro de cartera.
• Solicitud de pedidos y cotizaciones.
• Autorizar que los datos Personales estén disponibles para el titular o para las personas autorizadas, de manera física, digital, en Internet u otros medios de comunicación, en la medida de que el acceso sea técnicamente controlable.

 

Conforme a lo anterior, la información o datos proporcionados por el titular, podrán ser utilizados por la Empresa para:

• Incluirla en una base de datos.
• Someterla a tratamiento.
• Mantener contacto directo con estos para suminístrales información que puede llegar a ser de su interés (Editorial, comercial, publicitaria o promocional, concursos, eventos) por cualquiera de los medios informados en el proceso de registro y/o actualización de datos.
• Para invitaciones a eventos públicos y/o privados.
• Contactarlo para ofrecer productos y/o servicios.
• Para    la   evaluación  de   sus hábitos de    consumo, hacer análisis y/o segmentación de mercado y/o estadísticos.
• Para solicitar su opinión sobre productos y/o servicios que ofrece la empresa.
• Envío de titulares y/o avances de noticias y/o contenidos en general.
• Intercambiar con terceros sus datos personales.
• Hacer entrega de la información personal a terceros proveedores con los que se tenga contratado servicios o manejo de información (servidores ubicados dentro o fuera del País – Colombia).
• Brindar una experiencia personal dentro de sus portales web o aplicaciones ya sea a través de contenidos informativos o publicitarios personalizados o no.
• Proporcionar funciones y servicios relacionados con los gustos, ubicación y preferencias.
• Conocer o comprender la eficacia de los anuncios que lee.
• Vincular a terceros con las actividades que realiza, como serían el compartir una noticia, evento o situación, comentarla, enviarla por correo electrónico a un tercero, señalar que es de su agrado o interés para que sus contactos/amigos la vean en las redes sociales en las que se encuentre inscrito el Usuario; en operaciones internas, incluidos la solución de problemas, el análisis de datos, la investigación, el desarrollo y la mejora del servicio.
• En caso de una venta de la mayoría de los activos de la empresa, la información de los clientes y/o usuarios puede ser transferida al comprador como parte del establecimiento de comercio.